Управление своим временем тайм менеджмент. Тайм-менеджмент: управление временем. Погружение в работу

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время - специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

быстрее и чаще достигает поставленных целей;
сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
более результативен в работе;
в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

анализ - для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
стратегическое планирование;
формулировка целей;
тактическое и оперативное планирование;
достижение цели;
контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

целеполагание, освоение техники постановки целей;
умение распределять приоритеты;
умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное - не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень - долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % - на непредвиденные дела, 20 % - на спонтанные задачи;
нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Время – это наш самый ценный ресурс. Однако большинство людей не умеет им управлять. С целью повышения эффективности его использования была создана специальная технология под названием тайм-менеджмент. Теперь любой может научиться управлять временем при выполнении различных задач и целей.

Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса. Существует несколько основных принципов управления временем:

планирование и фиксирование плана действий;
расстановка приоритетов;
фокусировка на главном;
анализ опыта.

Планирование – это фундамент, на котором строится вся технология тайм-менеджмента. Данный принцип позволяет быстрее добиваться решения поставленных задач и освободить время на восстановление сил и отдых.

Важным моментом является фиксирование плана действий. Это можно делать двумя способами:

в электронном виде (на компьютере или мобильном гаджете);
на бумаге (в органайзере или блокноте).

При этом не нужно строить планы «в уме». Особенно это актуально для тех, кто только изучает основы тайм-менеджмента. Данный принцип обусловлен тем, что человек, который не записывает свои цели, подсознательно не отвечает за их выполнение.

Наиболее эффективный инструмент для планирования – это диаграмма Ганта. Она представляет собой графический способ отображения порядка достижения целей и продолжительность этого процесса. Диаграмма состоит из полос, каждая из которых отвечает за выполнение отдельной задачи. Конечные точки – начало и завершение работы над проектом.

Расстановка приоритетов

Еще один важный принцип тайм-менеджмента – расстановка приоритетов. Данный процесс подразумевает сортировку задач в порядке убывания уровня их важности. Чтобы расставить приоритеты, обычно используется 3 методики:

квадранты Кови;
матрица Эйзенхауэра;
принцип мишени.

Квадранты Кови предусматривают деление всех задач на 4 части:

важные и срочные;
важные, но несрочные;
срочные, но неважные;
несрочные и неважные.

Успешные люди, использующие методы Кови, предпочитают сначала уделять свое внимание второму квадранту. Выполняя важные, но несрочные цели, они экономят время при выполнении других задач.

Самым распространенным вариантом считается принцип Эйзенхауэра. Он предусматривает создание некой анкеты, состоящей из ряда вопросов, позволяющих определить срочность и важность той или иной задачи. Используя этот принцип, можно классифицировать все цели и построить иерархию дел.

Данная методика предусматривает использование матрицы Эйзенхауэра, которая похожа на квадранты Кови. В соответствии с принципами ее построения дела также делятся на срочные и несрочные, важные и неважные.

К популярным способам расстановки приоритетов также стоит отнести «принцип мишени». В этом случае человек сначала пытается выполнить те задачи, которые первыми попали в его поле зрения. Он не разделяет свои цели на важные и неважные, поэтому, используя этот принцип, не стоит рассчитывать на продуктивные результаты своей деятельности.

Фокусировка на главном

Рассматривая принципы эффективного тайм-менеджмента, также стоит вспомнить о фокусировке на главном. Другими словами, успешный человек не должен распыляться на выполнение второстепенных задач.

Данный принцип особенно важен для мам и женщин, которым обычно необходимо выполнить огромное количество дел. Опыт подобного «семейного» тайм-менеджмента говорит о том, что фокус на главном дисциплинирует. Многие мамы, использующие данный принцип, утверждают, что сделав все самое важное утром, они освобождают обеденное и вечернее время.

Анализ опыта

Чтобы никогда не задаваться вопросом, как все успевать, успешные люди рекомендуют анализировать время, потраченное на выполнение той или иной работы. Желательно проследить свой опыт хотя бы на протяжении одной недели.

Классифицировать расход времени можно по-разному. Одни группируют дела по важности, другие разделяют их на технические и творческие, третьи – на отдых, работу и т.д. В ходе анализа следует подсчитывать не только время, но и объем сил, потраченных на выполнение цели.

Проанализировав свои действия, можно найти «слабые места», которые в дальнейшем позволят существенно увеличить продуктивность и сэкономить такой ценный ресурс как время.

Большинство людей привыкло измерять время часами, минутами и секундами. Однако основные принципы тайм-менеджмента учат нас измерять жизнь событиями. В соответствии с этим утверждением основным жизненным принципом человека, использующего технику тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов. Кроме того, искусство управления временем учит:

правильно расставлять цели;
анализировать произошедшие события;
планировать свои действия;
сохранять порядок в делах;
постоянно искать мотивацию.

Существует различные подходы к классификации тайм-менеджмента. Большинство специалистов делит эту технику управления временем на 3 вида:

личный;
профессиональный;
социальный.

Посей мысль и пожнешь поступок; посей поступок и пожнешь привычку. Посей привычку и пожнешь характер, посей характер и пожнешь судьбу.
У.Теккерей

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

Грамотная расстановка приоритетов.
Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности. Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу. Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот!

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Здоровое, подтянутое и сильное тело – это не прихоть богатых людей, а насущная необходимость, инструмент, благодаря которому они могут справляться с высоким уровнем стресса, жить в быстром ритме и решать действительно сложные задачи.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование. Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок. Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

С неудачей, торможением рабочего процесса и потерей мотивации непременно столкнется тот, кто нечестен с собой. Прежде, чем включать какой-либо пункт в свой график задач, следует внимательно прислушаться к себе и осознать свои мотивы. Быть в согласии с собой – это не менее важно, чем быть продуктивным.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

Основные правила:

Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме. Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем . Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
ранжирование целей по степени важности;
распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. ?);
построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. ).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. ).

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

используйте различные средства и методики планирования своего времени;
сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. );
определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок» . Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
Метод ограничения , помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.

ТОП-5 книг по тайм-менеджменту

Работай меньше, успевай больше — К. Глисон
Экстремальный тайм-менеджмент — Н. Мрочковский, А. Толкачев
Искусство успевать — А. Лакейн
Тайм-драйв. Как успевать жить и работать — Г. Архангельский
Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль — Дэн С. Кеннеди

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

В чем суть?

Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я . Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

Составляем список задач
Расставляем приоритеты
Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

Записываем самые важные задачи
Определяем последовательность и нумеруем их
Работаем над решением задач в заданной последовательности
Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» .

Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

Учитывайте форс-мажоры

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

Отдых
Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!